Comment remplir la fiche de police des voyageurs quand on gère un seul logement

À quoi sert la fiche de police et ce qu'elle contient

La fiche de police est un document d'identification des personnes hébergées. Elle permet aux autorités de savoir qui dort où. Pour un hôtel, la pratique est ancienne. Pour une location courte durée de type Airbnb, c'est le même esprit : l'hôte enregistre les voyageurs qu'il accueille.

Le contenu varie selon le modèle. On y trouve en général le nom et le prénom, la nationalité, la date et le lieu de naissance, le type et le numéro de la pièce d'identité ou du passeport, l'adresse habituelle, ainsi que les dates d'arrivée et de départ. Certains modèles demandent aussi la profession ou le motif du séjour.

Ne vous fiez pas à un modèle trouvé sur un forum. Demandez le modèle officiel à votre préfecture, à votre commissariat de quartier ou auprès du ministère du Tourisme. Vérifiez aussi si une procédure en ligne existe pour votre ville. Les obligations des hébergements touristiques évoluent, et un propriétaire qui gère un seul logement n'est pas dispensé de les connaître.

Avant l'arrivée : collecter les informations sans perdre de temps

Avec un seul logement, le piège est de tout faire à la dernière minute, à la porte, avec des voyageurs fatigués. Mieux vaut préparer la collecte dès la confirmation de la réservation.

Envoyez un message court et poli par la messagerie de la plateforme. Expliquez que la réglementation locale impose d'enregistrer l'identité des voyageurs. Demandez la liste des personnes qui séjourneront, avec leurs noms tels qu'ils figurent sur leurs pièces. Précisez que chaque adulte devra présenter sa pièce d'identité ou son passeport à l'arrivée.

Évitez de demander des photos de pièces d'identité par WhatsApp ou par e-mail non protégé si vous pouvez faire autrement. Ces images sont des données sensibles. Si vous les recevez quand même, ne les laissez pas traîner dans la galerie de votre téléphone. La loi 09-08 sur la protection des données personnelles s'applique à vous comme hôte. Consultez le site de la CNDP pour connaître vos obligations exactes.

Un détail pratique : les noms de voyageurs étrangers sont souvent mal orthographiés dans les messages. Le passeport fait foi. Notez-vous de comparer le nom de la réservation avec celui du document.

Le jour de l'arrivée : remplir la fiche pas à pas

Procédez toujours dans le même ordre. Cela réduit les oublis. Voici la séquence que nous recommandons pour un hôte seul.

Premièrement, accueillez les voyageurs et demandez les pièces d'identité de tous les adultes. Deuxièmement, comparez le nom de chaque pièce avec la réservation. Troisièmement, recopiez les informations sur le modèle officiel, en lettres lisibles et sans rature. Quatrièmement, faites relire et signer la fiche si le modèle le prévoit. Cinquièmement, rendez immédiatement les pièces d'identité. Ne gardez jamais un passeport en dépôt.

Si vous pratiquez l'arrivée autonome avec boîte à clés, la difficulté est réelle : vous n'êtes pas là pour voir les pièces. Dans ce cas, prévoyez un moyen de vérification adapté, par exemple un échange à distance où le voyageur montre son document. Vérifiez auprès des autorités que cette méthode est acceptée dans votre ville. Ne supposez pas qu'elle l'est.

Pour les mineurs, inscrivez-les selon les consignes du modèle et rattachez-les à l'adulte qui les accompagne. Si vous avez un doute sur un cas particulier (couple, famille recomposée, voyageur sans pièce valide), posez la question à l'autorité compétente avant de remettre les clés. Un refus d'enregistrement vaut mieux qu'un enregistrement approximatif.

Conserver, transmettre et protéger les fiches

Remplir la fiche ne suffit pas. Il faut savoir où elle va ensuite. Renseignez-vous sur trois points auprès de la source officielle : à qui la transmettre, selon quel rythme, et pendant combien de temps vous devez la conserver. Nous ne donnons volontairement ni délai ni sanction ici, car ils dépendent de textes qui changent. Vérifiez-les sur le site officiel ou directement à la préfecture.

Pour la conservation, choisissez un support simple. Un classeur fermé à clé fonctionne pour le papier. Pour le numérique, utilisez un dossier protégé par mot de passe, sur un appareil que vous seul utilisez. Classez par date d'arrivée pour retrouver une fiche en quelques secondes en cas de demande.

Ne réutilisez jamais ces données pour autre chose : pas de liste de diffusion, pas de publicité, pas de partage avec un tiers sans raison. Détruisez les copies de pièces d'identité dès qu'elles ne sont plus nécessaires.

Choisir sa méthode et savoir quand s'outiller

Pour un seul logement, une méthode légère suffit souvent. Le tableau ci-dessous compare les options courantes. Aucune n'est obligatoire. L'essentiel est que la fiche soit complète, lisible et conservée.

Le sujet change quand vous ajoutez des logements ou que vous gérez pour des propriétaires. La collecte manuelle devient alors ingérable : plusieurs arrivées le même jour, plusieurs équipes de ménage, plusieurs versions du modèle. C'est à ce moment qu'un outil de gestion devient utile. Si vous passez de propriétaire à conciergerie, Node est le seul outil de notre comparatif qui apporte des propriétaires aux conciergeries. Il démarre à 10 € HT par logement en Pack Opérations. Le Pack Croissance, à 20 € HT par logement, regroupe toutes les fonctions, dont la facturation propriétaire, l'IA et l'apport de propriétaires. Avant de choisir un outil, vérifiez dans sa documentation qu'il gère bien la collecte des informations de voyageurs dont vous avez besoin, car cela varie d'un éditeur à l'autre.